【情報リテラシー】第2回 電子メール

学生に大学から公式に配布される電子メールアドレスは以下のものである。

一般的にメールアドレスは「ユーザ名@ドメイン」の形式になる。

• ドメインはインターネット上の住所にあたるものである。大学配布のメールアドレスは学籍番号によって割り当てられるドメインが少し異なる。
• ユーザ名は大学の端末ログイン用のユーザ名と同じである。

本学では koeki MAIL（RainLoop） という Webメールのシステムを利用する。

• koeki MAIL

大学の端末で FVWM の場合は、ルートメニューの [Firefoxその他]→[koeki MAIL] でアクセスできる。

まずは以下のリンク先の説明に従い初期設定を行う。

• koeki MAIL（RainLoop）の email 操作

koeki MAIL にログインして「個人情報設定」までを行うこと。

電子メールを送ったことがない人もいるかもしれないので、メールの送信と返信の練習を行う。

1. 隣の人にメールアドレスを教えてもらう。
2. 隣の人のメールアドレス宛にメールを送信する。
3. 届いたメールに返信する。

1. 左上の [新規作成] ボタンをクリックするとメール作成のダイアログが開く。
2. 「宛先」に相手のメールアドレスを書く。
3. 「件名」に「自己紹介」と書く。
4. 「本文」（下側の広い領域）にメールの以下のような内容を書く。
5. 左上の [送信] ボタンをクリックする。

• 届いたメールは「受信トレイ」に入る。
• 送信したメールは「送信済み」に保存されるので、見返したり再送したりできる。

1. 「受信トレイ」で相手から届いたメールを開く。
2. 右上の矢印をクリックするか ▼ をクリックして [返信] を選ぶと、受信メールを引用したメール作成のダイアログが開く。
3. 「本文」に以下のような返信内容を書く。
4. 左上の [送信] ボタンをクリックする。

• 返信メールの「件名」は、受信メールの件名の頭に「Re:」がつくのが一般的である。

s4 とは大学の講義などで利用できる SNS サービスである。 大学配布のメールアドレスを持つ学生なら利用できる。

• https://s4.koeki-prj.org/

大学の端末で FVWM の場合は、ルートメニューの [Firefoxその他]→[s4] でアクセスできる。

以下のリンク先にある初期設定を行って s4 にログインしてみよう。 koeki MAIL でメールを受信できる必要がある。

• s4を使おう

情報リテラシーについて分からないことがあれば、s4 の情報リテラシーのグループで質問できる。

もし宛先を間違ってメールを送信した場合、どうなるか試してみよう。

1. 「送信済み」をクリックして練習1で送信したメールを開く。
2. 右上の ▼ をクリックして [新しいメールとして編集] を選ぶ。
3. 「宛先」のメールアドレスを「×」をクリックして削除する。
4. 「宛先」に「koekitaro@e.koeki-u.ac.jp」と書く。
5. メールを送信する。
6. しばらくしたら「受信トレイ」に MAILER-DAEMON から「failure notice」（配信失敗通知）という件名のメールが届くので開く。

MAILER-DAEMON （メーラー・デーモン）とは、人ではなく、メール送受信を司るサーバのシステムのことである。

MAILER-DAEMON からのメールは「koekitaro@e.koeki-u.ac.jp にメールが届けられなかった」という内容である。 このようなメールをエラーメールやバウンスメールなどという。

• エラーメールはエラーの内容を通知しているだけなので、エラーメール自体に返信してはいけない。
• エラーメールは基本的に簡単な英語であるが、分からない人は翻訳サイトで翻訳する。
• どこが間違っているのかを確認してメールを再送信しよう。

複数人に同じ内容のメールを送るには、二通りの方法がある。

1. 「宛先」にメールアドレスを複数書く。
2. 「CC」（Carbon Copy）や「BCC」（Blind Carbon Copy）にメールアドレスを複数書く。

「CC」「BCC」は直接の「宛先」とは違って参考や情報共有のために送るという意味がある。 例えば、講義でグループ課題に取り組んでグループのリーダーが代表して教員に完成したレポートを送る場合、教員だけでなくグループのメンバーにも同時に送りたいときは、「宛先」に教員のメールアドレス、「CC」にグループのメンバーのメールアドレスを書いて送るとよい。

「CC」と「BCC」の違いは以下の通りである。

• 「CC」で誰に送ったかは「宛先」の人に情報が伝わる。
• 「BCC」で誰に送ったかは「宛先」の人には情報が伝わらない。

例えば、ある企業が顧客全員へ一斉にメールを送る場合、顧客のメールアドレスが他の顧客に漏れないように「BCC」で送信することが多い。 顧客全員のメールアドレスが漏れると、迷惑メールなどに悪用されかねない。

• 事例3：顧客のメールアドレスが漏洩（総務省）

「宛先」「CC」「BCC」には同じアドレスを書かないこと。

メールには必ず件名を付けよう。 件名があれば、受信メール一覧でどういうメールか探しやすくなる。

また、件名は短く分かりやすいものにすること。 件名に本文を書いてはいけない。

メールの本文の最初には宛名を付けるとよい。 宛名には適切な敬称をつけること。

メールを受け取ったときに、知っているメールアドレスからなら誰からのメールか分かるが、そうでない場合は誰からのメールかさっぱり分からないことがある。

このようなことがないように、毎回、メールの本文で名乗った方がよい。

皆さんは誰かに手紙を書いて送ったことがあるだろうか。 手紙の書き方には「拝啓」「敬具」や時候の挨拶などのマナーが必要とされる。

電子メールは手紙の書き方のマナーほど厳しくはないが、手紙と同じように相手に失礼のないように言葉遣いに気をつけよう。 目上の人や初めての人にはなおさらである。

メールには画像や PDF などのファイルを添付して送ることができる。

ファイルが添付されたメールを受信すると、「宛先」の下に添付ファイルの名前や画像が表示される。 それをクリックするとファイルを見たり保存できる。

ファイルを添付してメールを送信したい場合は、メール作成のダイアログで右上にあるクリップのマークのボタンをクリックして添付したいファイルを選択する。

ファイルを添付したメールであっても、本文にどういうファイルを添付したかを書いておこう。 本文にファイル添付について書いてないと、受け取った側が気付かないことがある。

添付するファイルのサイズは 2MB（メガバイト）までに抑えた方がよい¹⁾。 サイズの大きいファイルだと、送信先のメールサーバに迷惑がかかり、メール受け取りを拒否されることがある。

最近のスマホのカメラで撮影した画像は解像度が高く、ファイルサイズがかなり大きい（10MB 以上）。 そのような画像をスマホからメールで送る場合、スマホによっては自動的に画像を縮小してファイルサイズを小さくしてくれるが、そうでない場合はアプリを使って縮小した方がよい。

• 画像縮小ができるアプリ
  • Android用：Image Shrink Lite
  • iPhone用：ImageResize
  • 大学の端末：GIMP

サイズの大きいファイルを送りたい場合は、メール添付を利用するのではなく、ファイルサーバやファイル転送サービスを利用するのがよい。

• ファイル転送

インターネット（メールやファイル転送サービスなど）を通じてファイルを送る場合は、他人に見られる可能性があることに留意してほしい。

受信したメールを他人にそのまま転送したい場合は、以下のようにする。

1. 転送したいメールを開く。
2. 右上の ▼ をクリックして [転送] を選ぶと、転送したいメール内容の入ったメール作成のダイアログが開く。
3. 「本文」に内容を追加したい場合は追加する。
4. 左上の [送信] ボタンをクリックする。

ファイルが添付されている場合もそのまま転送される。

• 転送メールの「件名」は、受信メールの件名の頭に「Fwd:」や「Fw:」がつくのが一般的である。

VPN（Virtual Private Network）接続とは、PC やスマートフォンなどで暗号化によって安全なネットワークに接続するためのものである。

自分の PC やスマートフォンを VPN 接続で大学のネットワークに接続するためには、VPN 接続が必要となる。 VPN 接続によって外部から大学内のサーバにアクセスしたり、大学内の学生用 Wi-Fi から外部にアクセスできるようになる。

• VPN 接続について